Al organizar un evento, te enfrentas a muchas decisiones. Elegir un lugar es la única decisión que tendrá el mayor impacto en su evento. La fecha del evento, las opciones de comida y las experiencias agradables de los asistentes ... todo se ve afectado en parte por el lugar que seleccione.

¿Suena esto un poco difícil? No tienes que sentirte así. Aquí hay algunas pautas sobre cuándo tomar una decisión, qué considerar y cómo hacerlo mejor.

Cuándo comenzar a buscar un lugar

Cuanto antes mejor. Puede comenzar a buscar un salón, una vez que comprenda bien las siguientes 3 cosas: presupuesto, tamaño estimado del evento y requisitos de espacio.

Reserve un lugar con al menos 4-6 meses de anticipación para que tenga tiempo suficiente para planificar otras cosas críticas, como catering, folletos de eventos y promoción.

Qué considerar al buscar un lugar
1. Ubicación

Probablemente ya hayas considerado esto. Para un evento local, es posible que esté buscando un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes. En cualquier caso, no olvide considerar la opción de tráfico, transporte y estacionamiento. Además, "obtenga un contrato oficial con el proveedor del lugar por si acaso, porque tener que cambiar el lugar del evento es probablemente lo último que desea ver". ​

Si desea reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde, proporcióneles una aplicación móvil para eventos, que en la actualidad es un estándar. Con mapas GPS, direcciones de manejo e información de estacionamiento / transporte a su alcance, sus asistentes se sentirán aliviados. 

2. Estacionamiento

¿El lugar tiene estacionamiento o valet parking? Un lugar con estacionamiento es de lo que están hechos los sueños. Si ese no es el caso, ¿hay estacionamientos cercanos a los que los asistentes puedan acceder y usar? Si no hay estacionamiento disponible, no estás completamente desafortunado ya que tienes algunas alternativas:

Puede reservar estacionamientos cercanos para sus asistentes e incluir el costo en los precios de los boletos o hacer que los asistentes paguen cuando se estacionen.
Eche un vistazo a los descuentos de Uber y Lyft que se ofrecen para eventos. Puede negociar con ellos para configurar esto y distribuir el código de promoción a sus asistentes.
Proporcione una manera para que los asistentes compartan un viaje o un taxi entre ellos. También sería una buena oportunidad para que interactúen entre sí. 

3. Capacidad

¿Cuál es la capacidad? Deberá conocer la capacidad del salón. Primero, supongamos que su evento es para 400 personas, no podrán caber cómodamente en un salón con capacidad para 250 personas. Y segundo, hay códigos de seguridad y contra incendios que el lugar debe cumplir.

4. Servicios y comodidades

¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para su evento? Si es así, a menudo un lugar exonerará la tarifa de la instalación y solo cobrará un pago inicial junto con el costo de los alimentos para cada asistente. Esos lugares sin instalaciones de cocina pueden tener una asociación con un proveedor de alimentos que debe usar. Es posible que desee verificar su comida con anticipación. Si no es lo suficientemente bueno, puede crear un impacto negativo en las experiencias de los asistentes. Por lo tanto, vaya a un lugar que sirva excelente comida.
¿Tiene mesas, sillas y demás mobiliario ? Si un lugar tiene estos elementos, puede ahorrar una gran cantidad de dinero y esfuerzo utilizando lo que tienen, suponiendo que coincida con su tema y ambiente.
¿Tiene un equipo de instalación / limpieza? Si ha encontrado un lugar que ofrece un equipo de preparación y limpieza, ¡alégrense! Este no es siempre el caso. Si estos servicios no están disponibles, deberá crear su equipo de eventos o buscar voluntarios.
¿Ofrece servicio de audio y video? Algunos lugares tienen un equipo audiovisual incorporado para su uso, y otros requerirán que lo traiga usted mismo.

5. Diseño

A pesar de que encontrará su lugar temprano en el proceso de planificación del evento, querrá tener una idea aproximada de los tipos de actividades que incluirá, las comodidades que necesitará y las necesidades de su equipo y los asistentes.

Mientras reduce su selección, obtenga un plano ilustrado de cada lugar y recorra sus favoritos al menos una vez, tomando nota de cosas importantes como dónde están los puntos de venta y dónde se encuentra o se puede ubicar el equipo audiovisual.

El diseño y el plano de planta afectarán en gran medida algunos aspectos diferentes de su evento:

Flujo de tráfico Piense en el flujo de tráfico a través de su evento. El tipo de flujo que desee será diferente para cada evento. ¿Qué áreas serán de alto tráfico en el evento? ¿Registro? ¿Las puertas del auditorio? Tenga esto en cuenta al elegir su lugar, y tenga en cuenta que la forma en que configura las mesas y la decoración también afectará en gran medida esto.
Actividades del evento: si desea tener oradores principales en su evento, necesitará un escenario o un lugar para colocar un escenario alquilado. ¿Necesitará un área de demostración? ¿Habrá un bar?

6. Ambiente

Presta especial atención a la decoración existente dentro del lugar. ¿Qué estilo es la arquitectura y qué transmite el interior del edificio? Si está celebrando una gala, es probable que necesite un lugar de alojamiento diferente al que necesitaría para una exposición. Cuanto menos coincida el ambiente con la sensación deseada de su evento (exclusivo, de alta tecnología, etc.), más decoración tendrá que hacer para compensarlo.

7. Accesibilidad

La accesibilidad se refiere a la posibilidad de que todos, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al edificio y sus comodidades. Antes de poder responder a esta pregunta, deberá comprender quiénes son sus asistentes y cuáles son sus necesidades.

Probablemente sepa si habrá niños en su lugar, pero es posible que no sepa si habrá personas con otras necesidades especiales. En esta situación, revisar los eventos recientes organizados por su organización puede darle una idea de esto.

8. Acústica

¿Alguna vez ha asistido a un evento en un lugar que era tan ruidoso que era difícil escuchar a los demás, lo que le hizo tensarse y perder la voz, todo en una noche? Eso es causado por una mala acústica. Acústica es solo una palabra elegante para saber cómo viaja el sonido a través del lugar. Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero lo hará más ruidoso si está lleno. Alternativamente, un gran espacio de estilo almacén generará ecos o lo que los arquitectos denominan "reverberación".

9. Costo y flexibilidad en la fecha del evento

Ser flexible en la fecha del evento puede ser una excelente manera de negociar con los lugares. Es posible que tengan fechas abiertas en su calendario que quieran llenar. Al proporcionar opciones de 2-3 fechas, es más probable que obtenga precios con descuento.