Elegir salones para eventos empresariales en Toluca para su reunión corporativa, evento, conferencia o capacitación es tan importante para su éxito como planificar cuidadosamente el horario de las sesiones o seleccionar oradores. El lugar adecuado puede marcar la diferencia entre una capacitación exitosa y una experiencia de trabajo o asistentes incómodos que ya quieren que irse. ¿Cuáles son los factores que pueden tener un impacto en el éxito de su reunión?
Aquí hay 8 cosas a considerar al elegir un lugar para su próxima reunión corporativa, taller o capacitación.
1. Qué Incluyen Los Salones Para Eventos Empresariales En Toluca
Cuando se acerque a un lugar para obtener precios, discuta los detalles del evento y las actividades que espera proporcionar para obtener una imagen clara de todos los costos y tarifas posibles. Pregunte qué está incluido en la tarifa del lugar. ¿Están incluidos el servicio y los impuestos? ¿El costo de las mesas y sillas? ¿Incluye alimentos y bebidas? ¿Están incluidos los equipos de Wi-Fi y audiovisuales o habrá un cargo adicional? Algunos lugares como Salones y Eventos Lux ofrecen paquetes con todo incluido, así que asegúrese de comparar bien.
2. Espacio y diseño de Salones Para Eventos Empresariales En Toluca
Mire cuidadosamente el espacio para asegurarse de que satisfaga las necesidades de su evento. ¿Hay un límite de capacidad? Si necesita un escenario averigüe si hay espacio suficiente. A menudo, los espacios fuera de la sala de reuniones principal no se consideran completamente al evaluar un lugar, ¡pero son vitales para delegar las conexiones! ¿Qué tan flexible es el espacio del piso? No desea que su conferencia parezca medio vacía alquilando una sala destinada a 300 si solo tiene 50 asistentes, así que elija espacios teniendo esto en cuenta.
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3. Ubicación, accesibilidad y estacionamiento.
Averigüe si se proporciona estacionamiento, cuáles podrían ser los costos adicionales o si se puede organizar un transporte alternativo. Si el estacionamiento en el lugar no está disponible, considere reservar estacionamiento cercano para los asistentes, o reserve transporte como un autobús de enlace, Uber o taxis. Para reuniones o eventos locales, considere un lugar cerca de su oficina para alentar la asistencia (o más lejos para crear un cambio de escena).
4. Servicios y comodidades.
Tenga cuidado de no asumir que todos los lugares ofrecen el mismo nivel de servicio e inclusiones, o que todas las comodidades estarán disponibles para su evento. Si necesita servicios adicionales como catering especial (incluidas las solicitudes dietéticas), arreglos florales, servicios audiovisuales, puesta en escena e iluminación, decoración para la producción de eventos, averigüe qué ofrece su lugar o si tienen proveedores preferidos con los que pueda trabajar. Los proveedores recomendados por el lugar pueden tener más experiencia en el sitio, y pueden ayudarlo a evitar pasos en falso.
5. Atmósfera De Salones Para Eventos Empresariales En Toluca
El ambiente y la decoración de un espacio pueden establecer el ambiente o el tono para su reunión. Si necesita tomar decisiones serias o proyectar una imagen profesional pulida, tenga esto en cuenta al seleccionar su lugar. Está buscando inspirar creatividad o generar vínculos entre su equipo, considere espacios que se adapten fácilmente a actividades prácticas o grupales o que den un ambiente divertido. Si tiene una ceremonia de entrega de premios o gala, elegir un espacio elegante o inspirador es importante. Todo, desde el estilo de los muebles hasta la iluminación y la arquitectura de un espacio, contribuye a la atmósfera. Pero no pase por alto la acústica. Asegúrese de verificar fuera del espacio si hay problemas de ruido o actividades cercanas que puedan interferir con sus planes.
6. Alimentos y bebidas
Decida qué tipo de comidas, descansos, refrigerios o refrigerios ofrecerá y determine qué incluye su lugar. ¿Necesita un menú de 3 tiempos o estilo buffet? ¿Puede el lugar acomodar solicitudes dietéticas especiales como sin gluten o veganas?
7. Audiovisual
Lo más probable es que su reunión tenga algunas necesidades Audiovisuales y Wi-Fi para acomodar presentaciones de PowerPoint o diapositivas, videos, demostraciones o conexiones a Internet. Es posible que necesite micrófonos, proyectores, pantallas o iluminación especial. Discuta qué puede proporcionar su lugar, qué está incluido en el paquete y qué necesita alquilar de un proveedor externo. También es importante considerar el apoyo del personal en el día, ¿es un miembro del personal del lugar o un proveedor externo? Pregunte si se proporcionan estaciones de carga y Wi-Fi para los asistentes, y si el soporte técnico está disponible si las personas tienen problemas para conectarse. (Más en Internet para reuniones).
8. Personal
Descubra qué tipo de apoyo de personal se proporciona y qué experiencia tiene el personal con eventos similares a los suyos. ¿Hay suficiente personal de espera, servicio de limpieza y seguridad para su evento, o necesitará contratar más personal? ¿Trabajan horas extras? ¿Cómo visten? ¿Ayudarán con el registro de los asistentes, la gestión de registros o la emisión de boletos (si es necesario)? ¿Manejan toda la configuración y limpieza? Considere cuidadosamente la proporción de asistentes y personal para determinar si está cubierto.
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